標題 : 有關人民團體-【視訊會議】 -內政部公告及解釋函】(彙整)
【有關人民團體-視訊會議-內政部公告及解釋函】 (彙整)
彙整 內政部解釋 函 及公告 (彙整)
(1)開放視訊會議108年8月20日台內團字第1080050300 號函
「會議通知送達方式」，以及「理監事使用視訊方式參加現場理監事會議者是否得參與表決」
(2)疫情期間 補充說明開放視訊會議109年3月18日台內團字第 1090280564 號 函
補充釋示本部108年8月20日台內團字第1080050300號函，有關團體理監事會擬採視訊方式辦理前應於章程中明定相關規定，其於防疫期間之作法。
參考資料下載 : 有關人民團體-視訊會議-內政部公告及解釋函(彙整)
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【視訊會議適用及會議通知送達方式-注意事項】
(1)【理、監事會議】，得採視訊會議，須於章程訂定。
尚未於章程訂定理監事會視訊會議事項者，疫情期間通融可採視訊會議，
但待疫情結束或緩解之後，可召開會員大會時，須修訂章程
爰人民團體倘前未及召開會員(會員代表)大會修正章程，防疫期間仍得先行以視訊方式召開理監事會議並執行其職務；惟疫情結束後，相關事項仍應提報會員(會員代表)大會或【應於章程中明定有關視訊出席、簽到及表決方式之規定】，並提會員(會員代表)大會通過後，報主管機關備查。
備註：
1.視訊會議非網路會議(非單純以文字傳遞訊息，需可見同步之影像)，使用視訊會議仍需確認所需之設備。
2.理、監事會議以視訊會議方式，不得涉及選舉、補選、罷免、訂定組織規定事項。
(2)【會員大會】，不能用視訊會議。
會員代表大會因會員(代表)人數眾多，且依法令會員如不能親自出席，得以書面委託他人代理，故仍應以同一地點集會之方式辦理。
(3)【會議通知送達方式】-應明訂於章程。
依人民團體法第26條及第29條規定，僅規範人民團體之法定會議召集程序，至於會議通知應採何種送達方式始具通知效力，法雖無明文規定，然會議通知之目的是為使相對人知悉其內容，爰該會議通知如已達到相對人(被通知人)可支配之範圍，被通知人隨時可了解其內容之狀態時，即生通知效力。
是又為避免日後舉證困難，宜採可證明為有效通知方式，例如親自送達、傳真、電郵或付郵送達等均無不可，惟其會議通知方式應明定於章程中或經會員(會員代表)大會決議通過後，俾資遵循，並符合「團體自治」原則。
(4)另有關視訊會議簽到及佐證。
提供大家參考及討論
依報主管機關 的會議記錄，
會載明理監事出席、請假、缺席的人名及人數，(含列席人員)，
過往是依據 出席簽到表 作為認定依據，而載入會議紀錄。
但簽到表並非報主管機關之要件。(是團體內部作為佐證資料用)
(內政部的人民團體資訊管理系統，也只填入理監事的出席、請假、缺席人數)
出席(簽到)證明，傳統以紙本親簽是最直接有證明力的，
但現在線上視訊會議如何做到-出席(簽到)證明呢?
回到「團體自治」精神，
該團體認為有效且大家認同方式皆無不可，
於章程載明所律定好的方式即可。
出席佐證資料，目的在於若內部有發生出席認定爭議時，
可提出客觀的事實資料，避免爭議。
以上淺見，供參考。
常見作法，
(1)畫面截圖
(2)電子簽名
(3)會議開始，由主席將上線出席人員一一唱名確認
(或有些會配合視訊會議錄影，或錄音留紀錄)
(4)於視訊會議的聊天室，回覆簽到訊息。
(5)有些視訊會議軟體，有簽到簽退的功能。
應該還有其他方式!!
彙整 內政部解釋 函 及公告 (彙整)
(1)開放視訊會議108年8月20日台內團字第1080050300 號函
「會議通知送達方式」，以及「理監事使用視訊方式參加現場理監事會議者是否得參與表決」
(2)疫情期間 補充說明開放視訊會議109年3月18日台內團字第 1090280564 號 函
補充釋示本部108年8月20日台內團字第1080050300號函，有關團體理監事會擬採視訊方式辦理前應於章程中明定相關規定，其於防疫期間之作法。
參考資料下載 : 有關人民團體-視訊會議-內政部公告及解釋函(彙整)
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【視訊會議適用及會議通知送達方式-注意事項】
(1)【理、監事會議】，得採視訊會議，須於章程訂定。
尚未於章程訂定理監事會視訊會議事項者，疫情期間通融可採視訊會議，
但待疫情結束或緩解之後，可召開會員大會時，須修訂章程
爰人民團體倘前未及召開會員(會員代表)大會修正章程，防疫期間仍得先行以視訊方式召開理監事會議並執行其職務；惟疫情結束後，相關事項仍應提報會員(會員代表)大會或【應於章程中明定有關視訊出席、簽到及表決方式之規定】，並提會員(會員代表)大會通過後，報主管機關備查。
備註：
1.視訊會議非網路會議(非單純以文字傳遞訊息，需可見同步之影像)，使用視訊會議仍需確認所需之設備。
2.理、監事會議以視訊會議方式，不得涉及選舉、補選、罷免、訂定組織規定事項。
(2)【會員大會】，不能用視訊會議。
會員代表大會因會員(代表)人數眾多，且依法令會員如不能親自出席，得以書面委託他人代理，故仍應以同一地點集會之方式辦理。
(3)【會議通知送達方式】-應明訂於章程。
依人民團體法第26條及第29條規定，僅規範人民團體之法定會議召集程序，至於會議通知應採何種送達方式始具通知效力，法雖無明文規定，然會議通知之目的是為使相對人知悉其內容，爰該會議通知如已達到相對人(被通知人)可支配之範圍，被通知人隨時可了解其內容之狀態時，即生通知效力。
是又為避免日後舉證困難，宜採可證明為有效通知方式，例如親自送達、傳真、電郵或付郵送達等均無不可，惟其會議通知方式應明定於章程中或經會員(會員代表)大會決議通過後，俾資遵循，並符合「團體自治」原則。
(4)另有關視訊會議簽到及佐證。
提供大家參考及討論
依報主管機關 的會議記錄，
會載明理監事出席、請假、缺席的人名及人數，(含列席人員)，
過往是依據 出席簽到表 作為認定依據，而載入會議紀錄。
但簽到表並非報主管機關之要件。(是團體內部作為佐證資料用)
(內政部的人民團體資訊管理系統，也只填入理監事的出席、請假、缺席人數)
出席(簽到)證明，傳統以紙本親簽是最直接有證明力的，
但現在線上視訊會議如何做到-出席(簽到)證明呢?
回到「團體自治」精神，
該團體認為有效且大家認同方式皆無不可，
於章程載明所律定好的方式即可。
出席佐證資料，目的在於若內部有發生出席認定爭議時，
可提出客觀的事實資料，避免爭議。
以上淺見，供參考。
常見作法，
(1)畫面截圖
(2)電子簽名
(3)會議開始，由主席將上線出席人員一一唱名確認
(或有些會配合視訊會議錄影，或錄音留紀錄)
(4)於視訊會議的聊天室，回覆簽到訊息。
(5)有些視訊會議軟體，有簽到簽退的功能。
應該還有其他方式!!